Личная карточка учёта выдачи СИЗ: форма по приказу 766н, образец и заполнение

Личная карточка учёта выдачи СИЗ — документ, в который записывают каждую выдачу и возврат средств индивидуальной защиты работнику, а также выдачу дерматологических СИЗ и смывающих средств. Обязанность закреплена в п. 25 Правил обеспечения работников СИЗ (приказ Минтруда России от 29.10.2021 № 766н), а рекомендуемый образец карточки дан в приложении № 2 к этим Правилам. Карточку можно вести на бумаге или в электронном виде; при электронном учёте бумажная не нужна (п. 27).

Какие приложения к приказу 766н нужны для учёта СИЗ

Правила содержат четыре приложения. Для учёта важны три из них — их часто путают.

Все образцы — рекомендуемые. Организация может оформить карточку в своей учётной системе, но состав сведений из приложения № 2 стоит сохранить: по нему проверяют, что выдача соответствует Нормам.

Лицевая сторона: данные работника и что ему положено

В верхней части — сведения о работнике:

• фамилия, имя, отчество (при наличии), пол;
• табельный номер, структурное подразделение, профессия (должность);
• дата поступления на работу;
• дата изменения профессии (должности) или перевода в другое подразделение;
• рост и размеры: одежды, обуви, головного убора, СИЗОД, СИЗ рук.

Ниже — таблица положенных по Нормам СИЗ из четырёх граф: «Наименование СИЗ», «Пункт Норм», «Единица измерения, периодичность выдачи», «Количество на период». Внизу расписывается ответственное лицо за ведение карточек.

Размеры вносят не для формальности: СИЗ должны соответствовать полу, антропометрическим параметрам и Нормам (п. 24 Правил), а работник обязан сообщать об изменении своих размеров (п. 12). Как снять мерки — в таблице размеров спецодежды.

Пример заполнения лицевой стороны

«Пункт Норм» — номер строки в ваших утверждённых Нормах, а не в приказе № 767н: работодатель выдаёт СИЗ по своим Нормам, разработанным на основе Единых типовых норм. О том, как их составить, — в статье о нормах выдачи по приказу 767н.

Оборотная сторона: десять граф выдачи и возврата

На обороте фиксируют каждое движение СИЗ. В рекомендуемом образце десять граф.

Обратите внимание: номера сертификата или декларации в рекомендуемом образце нет — вместо него графа 2 требует модель, артикул и класс защиты. По модели всегда можно найти документ о соответствии в реестре. Многие организации всё же добавляют графу с номером документа: это удобно при проверке и не противоречит образцу.

Пример записей на обороте

Подпись работник ставит при получении, а не «в конце месяца»: по ней подтверждается сам факт выдачи.

Перчатки с покрытием: модели для записи в карточку

87456461В наличии

Перчатки Manipula Specialist® Микропол (нейлон+полиуретан), TPU-13/MG-162

Размерный ряд: 4 позиции

190 ₽/шт.

Выбрать размер

87456464В наличии

Перчатки Manipula Specialist® Микронит (нейлон+нитрил), TNI-14/MG-121

Размерный ряд: 4 позиции

240 ₽/шт.

Выбрать размер

87456863В наличии

Перчатки Manipula Specialist® Микропол (нейлон+полиуретан), TPU-12/MG-161

Размерный ряд: 5 позиций

200 ₽/шт.

Выбрать размер

87456875В наличии

Перчатки Manipula Specialist® Микрон Блэк ПВХ (нейлон+ПВХ), MG-112

Размерный ряд: 4 позиции

110 ₽/шт.

Выбрать размер

Дерматологические СИЗ и смывающие средства

Дерматологические СИЗ выдают ежемесячно, кроме времени отпуска (п. 47). В карточке их отмечают в графе «Лично/дозатор»: средства в упаковках 250 мл и больше выдают через дозаторы в производственных или санитарно-бытовых помещениях (п. 46). Смывающие средства при неустойчивых загрязнениях работодатель вправе не выдавать на руки, а держать постоянно в санитарно-бытовых помещениях — тогда отметка в карточке не требуется (п. 37).

Как завести и вести карточку: порядок по шагам

1. Утвердите Нормы. Без них нечего вписывать в «Пункт Норм». Нормы работодатель утверждает локальным актом на основе Единых типовых норм (п. 10 Правил).
2. Назначьте ответственного. Внизу лицевой стороны расписывается ответственное лицо за ведение карточек; его обязанности стоит закрепить в локальном акте о порядке обеспечения СИЗ.
3. Заведите карточку до первой выдачи — при приёме на работу или переводе. Заполните лицевую сторону: данные работника, размеры, положенные по Нормам СИЗ.
4. Выдайте СИЗ и сразу сделайте запись на обороте: модель, класс защиты, дата, количество, подпись. Одновременно проведите инструктаж по применению, если СИЗ требует практических навыков (п. 10).
5. Отслеживайте сроки. От даты в графе 3 считают нормативный срок эксплуатации; когда он истекает, работник сдаёт изделие, а вы заполняете графы возврата.
6. Закрывайте записи. Возврат, списание с номером акта, перевод в дежурные — каждая запись должна иметь продолжение, иначе через год непонятно, что у работника на руках.
7. Пересматривайте карточку при переводе, совмещении, изменении Норм и размеров работника.

Что смотрят на проверке и при расследовании

• соответствуют ли записи утверждённым Нормам по наименованию, классу защиты и количеству;
• совпадают ли даты выдачи со сроками носки — не было ли перерывов;
• есть ли подпись или заменяющие её реквизиты по каждой выдаче;
• есть ли у выданных моделей действующие документы о соответствии: проверить их можно по модели в реестре, порядок описан в статье как проверить сертификат и декларацию на СИЗ;
• при несчастном случае — были ли у пострадавшего положенные СИЗ на дату происшествия.

Электронная карточка: как заменить подпись

Правила прямо разрешают электронный учёт и программные средства (п. 11, 25). Ключевые нормы:

• п. 26 — в электронной карточке вместо личной подписи указывают номер и дату документа бухгалтерского учёта о получении СИЗ с подписью работника либо данные электронных считывающих устройств: биометрию, электронную подпись или иные сведения, идентифицирующие работника;
• п. 27 — при электронном учёте бумажные карточки не ведут;
• п. 28 — при выдаче через вендинговые автоматы СИЗ, не требующих дополнительного инструктажа, нужны идентификация работника и автоматическое заполнение электронной карточки;
• п. 29 — СИЗ, взятые в аренду, тоже вносят в личную карточку; комплект закрепляют за работником с индивидуальной маркировкой.

Бумага или электронный учёт: что выбрать

Для небольшой организации с десятком работников бумажных карточек достаточно: их легко показать на проверке, а подпись работника стоит прямо в графе 6. Когда работников сотни, бумага начинает мешать: сроки замены приходится считать вручную, а сводную потребность для закупки собирать из стопки карточек. Электронный учёт решает обе задачи, но требует заранее продумать, чем подтверждается получение: подписанными ведомостями или накладными (их номер и дата пишутся в карточку по п. 26), электронной подписью или идентификацией через вендинговый автомат. Смешанный вариант тоже допустим: карточка ведётся в системе, а подписи собираются на распечатанных документах выдачи. Главное — чтобы по каждой записи можно было найти подтверждение и чтобы задним числом записи не исправлялись.

Карточка дежурных СИЗ

Дежурные СИЗ закрепляют за рабочим местом и выдают поочерёдно на время работ (п. 32). Их выдачу и сдачу фиксируют не в личной карточке, а в карточке учёта выдачи дежурных СИЗ по приложению № 3 (п. 34). В ней указывают идентификатор рабочего места, подразделение, ответственного и приказ об утверждении Норм. Подробнее — в статье о дежурных СИЗ.

Перевод, совмещение, увольнение

• Перевод. На лицевой стороне есть поле «Дата изменения профессии (должности) или перевода»; положенные СИЗ пересматривают по Нормам новой должности.
• Совмещение. Работникам, совмещающим профессии или постоянно выполняющим совмещаемые работы, дополнительно выдают СИЗ по Нормам для совмещаемой работы с отметкой в личной карточке (п. 31).
• Временный перевод, практиканты, проверяющие. СИЗ выдают на время работы; можно использовать дежурные (п. 30).
• Увольнение. Работник возвращает СИЗ (п. 12); в карточке заполняют графы возврата, а при списании — реквизиты акта. Сроки носки и порядок списания разобраны в статье о сроках и списании СИЗ.

Типичные ошибки при заполнении

Сколько хранить карточки

Сами Правила 766н срок хранения не устанавливают. В Перечне типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236) отдельной строки для личных карточек нет. Ближайшие статьи:

• ст. 427 — документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении работников СИЗ — 3 года; при отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда акты и заключения — 50/75 лет;
• ст. 428 — списки (ведомости) на выдачу СИЗ — 1 год.

На практике карточки ведут весь период работы и после закрытия хранят не меньше 3 лет по аналогии со ст. 427. Если карточка — единственное подтверждение работы во вредных условиях, разумно хранить её дольше. Выбранный срок закрепите в номенклатуре дел.

Образец личной карточки в Excel

Образец XLSX повторяет приложение № 2 к Правилам 766н и готов к печати на A4:

• лист «Лицевая сторона» — номер карточки, ФИО, табельный номер, подразделение, профессия, даты поступления и перевода, пол, рост, размеры одежды, обуви, головного убора, СИЗОД и СИЗ рук, таблица «Наименование СИЗ — Пункт Норм — Единица измерения, периодичность выдачи — Количество на период» и подпись ответственного;
• лист «Оборотная сторона» — десять граф: наименование; модель, марка, артикул, класс защиты; выдано (дата, количество, «Лично/дозатор», подпись); возвращено (дата, количество, подпись сдавшего); акт списания;
• лист «Как заполнять» — короткие подсказки по графам.

Форма рекомендуемая: если в учёте нужны номер декларации или процент износа, добавьте графы — обязательные сведения образца при этом должны остаться.

Если подбираете комплекты под нормы, начните с норм выдачи СИЗ по профессиям; закупка по счёту для организаций и по 44-ФЗ и 223-ФЗ — на странице для юридических лиц.

Респираторы, спецодежда и очки — частые записи в карточке

87474798В наличии

Респиратор Бриз-1106 (FFP1) без клапана

64 ₽/шт.

В корзину

87479495В наличии

Респиратор Бриз-1106 (FFP2) без клапана

73 ₽/шт.

В корзину

87467839В наличии

Костюм Квайл-2 СОП (тк.Смесовая,210) п/к, т.синий/оранжевый

Цвет: т.синий/оранжевый

Размерный ряд: 4 позиции

500 ₽/шт.

Выбрать размер

87458257В наличии

Очки открытые РОСОМЗ™ О35 ВИЗИОН® (2С-1,2 PС), 13511

176 ₽/шт.

В корзину