Личная карточка учёта выдачи СИЗ: образец, как заполнять и хранить

Коротко

• Личная карточка учёта выдачи СИЗ заводится на каждого работника, которому положены защитные средства.
• В карточке два блока: сведения о работнике с размерами и таблица выдачи с датой, количеством, износом и подписью.
• Основание — Правила обеспечения работников СИЗ и смывающими средствами (Приказ Минтруда от 29.10.2021 № 766н) и нормы выдачи по отраслям.
• Главные ошибки: пустые размеры, нет документа о соответствии, нет подписи и не отмечены возврат и списание.
• Электронный учёт удобнее бумажного, если сохранены подпись и история выдач.

Зачем нужна личная карточка

Работодатель обязан обеспечить работников СИЗ за свой счёт, а выдачу подтвердить документально. Правила обеспечения СИЗ, утверждённые Приказом Минтруда от 29.10.2021 № 766н, предусматривают учёт выдачи в личной карточке. На вопрос инспектора «Что и когда получил этот работник?» отвечает именно она.

У карточки три практических задачи.

1. Подтверждение выдачи. Есть запись, есть подпись работника: значит, СИЗ получены и работник ознакомлен с правилами их применения.
2. Контроль сроков. По карточке видно, когда подходит замена. Обувь, костюм или перчатки выданы в марте, срок носки известен, следующая выдача планируется заранее. Подробнее о сроках — в статье «Срок носки и списание СИЗ».
3. Разбор происшествий. Если случилась травма, по карточке проверяют, были ли выданы нужные СИЗ и соответствовали ли они нормам.

Нормы, по которым в карточку вносят СИЗ, зависят от профессии и вида работ. Как их применять, разобрано в материале «Нормы выдачи СИЗ по приказу 767н».

Какие сведения содержит карточка

Карточку делят на верхнюю часть с данными работника и таблицу выдачи. Ниже структура, которую используют на практике; сверяйте её с приложением к Правилам.

Сведения о работнике

• фамилия, имя, отчество;
• табельный номер;
• структурное подразделение;
• профессия (должность);
• дата поступления на работу;
• дата изменения профессии или перевода в другое подразделение, если он был;
• пол;
• рост;
• размеры: одежды, обуви, головного убора, противогаза, респиратора, перчаток или рукавиц.

Размеры вносят не для галочки. Выданная по ошибке одежда не по росту, обувь на размер меньше или респиратор, который не прилегает к лицу, снижают защиту, а с точки зрения работодателя всё равно считаются «выданными». Поэтому размеры проверяют при выдаче, а не только при приёме.

Таблица выдачи

Для каждой выдачи записывают:

Полный перечень граф и их порядок определяет приложение к Правилам. Наш шаблон повторяет эту структуру, но окончательную форму утверждает организация.

Как заполнять карточку по шагам

1. Завести карточку при приёме или переводе. До первой выдачи: без неё нечего подписывать.
2. Сверить профессию с нормами. Определить, какие СИЗ положены, по типовым нормам отрасли или по нормам организации.
3. Измерить работника. Рост, обхват груди, талии, бёдер, длина стопы, обхват головы и кисти, подбор респиратора. Ориентир для одежды — таблица размеров спецодежды.
4. Выбрать СИЗ и проверить документ о соответствии. Изделие должно иметь маркировку и подтверждение соответствия требованиям ТР ТС 019/2011.
5. Внести запись. Наименование, документ, количество, дата, износ.
6. Получить подпись работника. Сразу при выдаче, а не «потом, когда соберёмся».
7. Отметить возврат или списание. Когда срок носки закончился или СИЗ пришли в негодность.

Документ о соответствии: почему без него нельзя

СИЗ, которые не подтверждены сертификатом или декларацией, работодателю выдавать не следует: такие изделия могут не защищать от заявленных рисков. Поэтому в карточку вносят реквизиты документа о соответствии. Требования к безопасности СИЗ определены техническим регламентом Таможенного союза ТР ТС 019/2011.

Практический совет: храните копии сертификатов и деклараций в общей папке по каждой позиции. Когда в карточке 200 записей, искать документ по номеру намного быстрее, чем запрашивать у поставщика. Крупным заказчикам мы высылаем документы вместе с закрывающими; условия для юридических лиц описаны на странице /b2b.

Размеры: как их правильно определить

Ошибка в размере — самая частая причина возвратов и нарушений при проверке. Общие правила такие.

• Одежда. Размер по обхвату груди и росту. Работнику, который носит под спецодежду свитер, нужен запас на объём.
• Обувь. Размер по длине стопы, измерять в конце рабочего дня, когда нога чуть отекла. Для зимней обуви нужен запас под тёплый носок.
• Головной убор и каска. Обхват головы. Каски имеют регулировку оголовья, но диапазон конечен.
• Перчатки. Обхват ладони и длина руки. Слишком свободные перчатки соскальзывают и мешают захвату, слишком тесные быстро рвутся на швах.
• Респираторы и маски. Здесь важна посадка на лицо. Работнику нужно подобрать модель, а не просто «размер». При сомнениях проводят проверку плотности прилегания.

Перчатки с покрытием: размерный ряд для выдачи

87456461В наличии

Перчатки Manipula Specialist® Микропол (нейлон+полиуретан), TPU-13/MG-162

Размерный ряд: 4 позиции

167 ₽190 ₽−12%/шт.

Выбрать размер

87456464В наличии

Перчатки Manipula Specialist® Микронит (нейлон+нитрил), TNI-14/MG-121

Размерный ряд: 4 позиции

211 ₽240 ₽−12%/шт.

Выбрать размер

87456863В наличии

Перчатки Manipula Specialist® Микропол (нейлон+полиуретан), TPU-12/MG-161

Размерный ряд: 5 позиций

176 ₽200 ₽−12%/шт.

Выбрать размер

87456875В наличии

Перчатки Manipula Specialist® Микрон Блэк ПВХ (нейлон+ПВХ), MG-112

Размерный ряд: 4 позиции

97 ₽110 ₽−12%/шт.

Выбрать размер

Для респираторов запишите в карточку и модель, и класс защиты: это помогает при повторной выдаче.

Респираторы для выдачи работникам

87474798В наличии

Респиратор Бриз-1106 (FFP1) без клапана

56 ₽64 ₽−12%/шт.

В корзину

87474799В наличии

Респиратор Бриз-1106 К (FFP1) с клапаном

86 ₽98 ₽−12%/шт.

В корзину

87479495В наличии

Респиратор Бриз-1106 (FFP2) без клапана

65 ₽73 ₽−12%/шт.

В корзину

87481960В наличии

Респиратор У-2К (спанбонд)

70 ₽80 ₽−12%/шт.

В корзину

Электронный учёт

Бумажные карточки удобны на небольшом предприятии. Когда работников сотни, переходят на таблицу или учётную систему. Плюсы электронного учёта:

• автоматический расчёт даты следующей выдачи;
• сводные отчёты по подразделению и профессии;
• быстрый поиск по номеру документа о соответствии;
• заявка на закупку формируется из остатков и предстоящих замен.

Что важно не потерять при переходе на электронный вид:

• подпись работника. Способ подтверждения (собственноручная подпись на распечатке, электронная подпись) должен соответствовать действующим требованиям и внутренним документам. Уточните у юриста;
• неизменяемость истории. Записи о выдаче не должны «переписываться» задним числом;
• резервные копии. Карточки нужны в случае проверки или расследования.

Хранение и передача

Порядок и срок хранения определяют по действующим требованиям и внутренним документам организации, поэтому не берите цифры из интернета: проверьте актуальные нормы. Общие правила такие:

• карточка хранится у ответственного за охрану труда или в кадровой службе, к ней есть доступ уполномоченных лиц;
• при увольнении работник возвращает СИЗ, подлежащие возврату, а в карточке делают отметку;
• при переводе в другое подразделение карточка переходит вместе с личным делом или дополняется новыми записями.

Дежурные и общие СИЗ

Не все СИЗ выдают в личное пользование. Дежурные СИЗ (например, для разовых работ или для посетителей) выдают на время выполнения задания. Как их оформлять, чтобы учёт не превратился в путаницу, описано в статье «Дежурные СИЗ: как выдавать». В личной карточке они обычно отражаются отдельной отметкой.

Типичные ошибки при заполнении

Что сделать, если карточек ещё нет

Для предприятия, где учёт вёлся неформально, порядок наведения порядка такой.

1. Составить перечень профессий и подразделений.
2. Определить для каждой профессии нормы выдачи.
3. Провести замеры и собрать размеры всех работников.
4. Создать карточки и внести в них фактически выданные СИЗ с процентом износа.
5. Провести инвентаризацию: что на руках, что на складе, что подлежит списанию.
6. Назначить ответственного и закрепить порядок в локальном акте.

Инвентаризацию удобно совместить с очередной закупкой: расходы на СИЗ планируют с учётом реальных сроков замены. Подобрать позиции можно в разделе «СИЗ для промышленных предприятий».

Скачать образец

Если нужна заготовка для работы, скачайте шаблон: личная карточка учёта выдачи СИЗ (Excel). Он содержит блок сведений о работнике, размеры и таблицу выдачи. Это рабочий шаблон по структуре карточки; перед утверждением сверьте форму с действующим приложением к Правилам обеспечения работников СИЗ и при необходимости доработайте под особенности организации.

Смежные материалы: таблица размеров спецодежды, нормы выдачи СИЗ по приказу 767н, дежурные СИЗ, срок носки и списание.