Карточка выдачи СИЗ: как вести учёт без замечаний
Эксперт fakel-shop
Специалист по охране труда · 12 сентября 2026 г.
Разбираем правила заполнения личной карточки учёта СИЗ: обязательные графы, электронный формат, фиксация возврата и типичные ошибки, за которые штрафует ГИТ.
Карточка выдачи СИЗ — это главный первичный документ, подтверждающий фактическое исполнение работодателем обязанности по защите персонала от опасных и вредных производственных факторов. Корректный учёт СИЗ на предприятии исключает разногласия с надзорными органами и снижает производственный травматизм благодаря своевременной ротации экипировки. Любое искажение сведений, незаполненный номер сертификата ТР ТС 019/2011 или отсутствие подписи сотрудника приравниваются инспекцией труда к необеспечению СИЗ, что влечет наложение штрафа по статье 5.27.1 КоАП РФ в размере до 150 000 рублей за каждого работника.
Что обязательно в карточке
Личная карточка учёта заводится индивидуально на каждого штатного сотрудника, которому по результатам специальной оценки условий труда (СОУТ) и оценке профессиональных рисков положены спецодежда, спецобувь и защитные приспособления. Типовая форма бланка утверждена действующими Правилами обеспечения работников средствами индивидуальной защиты и смывающими средствами. Предприятие вправе дополнять форму внутренними реквизитами, но исключать обязательные блоки категорически запрещено.
Лицевая сторона документа содержит персональные параметры и перечень положенных защитных средств:
- Фамилия, имя, отчество, табельный номер, структурное подразделение (цех, участок) и точное наименование профессии или должности.
- Дата трудоустройства и даты изменения должности или перевода на другое рабочее место.
- Полные антропометрические данные работника: рост, размер спецодежды, спецобуви, головного убора, размер перчаток или рукавиц, тип и размер респиратора или лицевой части противогаза.
- Нормы выдачи СИЗ: пункт корпоративных норм или Единых типовых норм (ЕТН), точное нормативное наименование каждого защитного средства, единица измерения и периодичность выдачи в месяцах или штуках на смену.
Оборотная сторона отражает фактическое движение номенклатуры:
- Наименование выданного СИЗ в строгом соответствии с сопроводительными документами поставщика и артикул модели.
- Номер сертификата или декларации о соответствии ТР ТС 019/2011, а также срок их действия на момент выпуска партии.
- Дата фактической выдачи защитного средства и количество выданных единиц.
- Подпись сотрудника о получении комплекта.
- Дата возврата СИЗ, процент износа на момент сдачи, подпись ответственного лица (кладовщика, мастера) или номер акта списания.
Бумажный и электронный учёт
Вести учёт СИЗ на предприятии разрешено как на традиционных бумажных носителях, так и в автоматизированных информационных системах. Решение о переходе на цифровой документооборот закрепляется локальным нормативным актом работодателя с обязательным уведомлением выборного органа первичной профсоюзной организации.
Бумажная карточка требует личной росписи рабочего шариковой ручкой при каждой выдаче. Этот способ оправдан на небольших производствах со стабильным штатом, однако на крупных объектах он создает высокую нагрузку на склад и службу охраны труда, а также несет риски физической порчи бланков.
Электронная личная карточка учёта исключает бумажную волокиту, но накладывает жесткие требования к способу идентификации работника. Простая подпись на складской накладной не заменяет электронную карточку. Для подтверждения передачи средств защиты в цифровом виде применяются специализированные методы фиксации:
- Использование простой или усиленной квалифицированной электронной подписи (ЭЦП).
- Авторизация через персональный пропуск системы контроля и управления доступом (СКУД).
- Использование персонального пин-кода или одноразового пароля из СМС-сообщения.
- Применение автоматизированных вендинговых автоматов выдачи СИЗ с авторизацией по биометрическим данным или RFID-метке.
| Критерий | Бумажная карточка | Электронная карточка |
|---|---|---|
| Подтверждение получения | Личная подпись работника от руки | ЭЦП, биометрия, код из СМС или СКУД |
| Трудозатраты склада и ОТ | Высокие (ручная запись каждого артикула) | Минимальные (штрихкодирование и обмен с 1С) |
| Контроль сроков носки | Ручная сверка дат по журналам | Автоматическое формирование графика замены |
| Риск утраты сведений | Высокий при утере или залитии бланка | Исключен при регулярном резервном копировании |
При ведении цифрового учета дублировать карточки на бумаге закон не требует. Однако работодатель обязан обеспечить возможность вывода карточки на печать в течение трех рабочих дней по запросу проверяющего инспектора или самого сотрудника.
Как фиксировать возврат и списание
Любое движение экипировки фиксируется в учетных регистрах. Возврат средств индивидуальной защиты оформляется в карточке в следующих ситуациях:
- Увольнение работника или его перевод на участок с иными производственными факторами.
- Истечение нормативного срока эксплуатации спецодежды или спецобуви.
- Сдача утепленных комплектов на организованное сезонное хранение в летний период.
- Преждевременный выход СИЗ из строя из-за производственного инцидента или скрытого заводского брака.
- Сдача дежурных СИЗ по окончании смены или конкретного вида технологических работ.
При возврате СИЗ, пригодных для повторного применения, созданная на предприятии комиссия по охране труда определяет процент износа изделия. После проведения обязательной стирки, химической чистки, дезинфекции или мелкого ремонта изделие может быть повторно выдано другому работнику. В его карточке фиксируется процент остаточного износа и сокращенный срок носки.
Одноразовые средства индивидуальной защиты (противоаэрозольные маски, защитные комбинезоны ограниченного срока применения, нитриловые и латексные перчатки) повторной выдаче не подлежат. В карточке отражается суммарный факт их регулярной выдачи, а фактическое списание с материально ответственного лица производится на основании актов утилизации.
Рекомендуемые СИЗ для регулярной выдачи и защиты
СИЗ и спецодежда с подтвержденным ТР ТС 019/2011
Комбинезон одноразовый из спанбонда ламинированный 50 гр/м2 белый
Размерный ряд: 6 позиций
Комбинезон Lakeland™ SafeGard 76, белый
Размерный ряд: 5 позиций
Частые замечания проверяющих
В ходе надзорных мероприятий государственные инспекторы труда сопоставляют данные карточек с реальным наличием СИЗ, штатным расписанием и бухгалтерскими документами. Наиболее распространенные ошибки при проверках:
- Расхождение в наименованиях. В карточке указано бытовое название, например «куртка синяя», тогда как в нормах предприятия и сертификате соответствия зафиксировано «куртка мужская для защиты от общих производственных загрязнений и механических воздействий». Наименования должны совпадать буквально.
- Отсутствие сведений о сертификатах. Если в графе не указан номер сертификата или декларации ТР ТС 019/2011, инспектор фиксирует нарушение требований охраны труда. Также нарушением считается указание номера сертификата, действие которого прекратилось до даты выпуска партии СИЗ.
- Несоответствие размеров. Если в антропометрических данных указан 48-й размер одежды и 41-й размер обуви, а по факту выданы 54-й и 44-й размеры, предприятие привлекается к ответственности за выдачу СИЗ, не соответствующих индивидуальным параметрам работника.
- Пропущенные подписи. Отсутствие подписи за получение или возврат СИЗ делает запись недействительной. Устные заверения о том, что сотрудник работает в экипировке, инспекция во внимание не принимает.
- Игнорирование смывающих средств. Выдача дерматологических СИЗ (кремов гидрофильного, гидрофобного действия, очищающих паст) также подлежит обязательной фиксации в личной карточке учёта либо в отдельной ведомости.
Что проверить перед закупкой
- Актуальные антропометрические данные работников в личных карточках для точного заказа размерного ряда спецодежды и обуви.
- Наличие у поставщика действующих сертификатов или деклараций ТР ТС 019/2011 на каждую номенклатурную позицию до заключения договора.
- Буквальное соответствие названий СИЗ в коммерческом предложении и счете утвержденным Нормам выдачи на предприятии.
- Готовность поставщика выставить счет по ИНН, работать в рамках процедур по 44-ФЗ и 223-ФЗ, а также предоставить оптовые цены.
- Предоставление полного комплекта бухгалтерских и технических документов, необходимых для последующего возмещения затрат на закупку СИЗ за счет средств Социального фонда России (СФР).
Коротко
- Карточка выдачи СИЗ является обязательным юридическим доказательством исполнения норм охраны труда; за ошибки в ее ведении предусмотрен штраф до 150 000 рублей по ст. 5.27.1 КоАП РФ.
- Карточку можно вести на бумаге или в электронном виде, фиксируя выдачу через ЭЦП, СКУД, СМС-пароли или вендинговые аппараты.
- Наименования СИЗ, защитные свойства и номера сертификатов ТР ТС 019/2011 на оборотной стороне бланка должны строго соответствовать сопроводительной документации производителя.
- Дежурные СИЗ учитываются отдельно по подразделениям, а одноразовые средства защиты списываются по актам без оформления процедуры возврата на склад.
Частые вопросы
Можно ли вести карточку учёта СИЗ только в электронном виде?
Да, ведение учета в электронном виде разрешено действующими правилами при условии фиксации выдачи с помощью ЭЦП, СКУД или одноразовых кодов. Однако по требованию инспектора ГИТ или работника работодатель обязан предоставить распечатанную копию карточки.
Нужно ли записывать одноразовые комбинезоны и респираторы в личную карточку?
Да, факт выдачи одноразовых СИЗ обязательно вносится в личную карточку учёта работника с указанием наименования, количества и реквизитов сертификата ТР ТС 019/2011. Графы возврата для одноразовых изделий не заполняются, так как они списываются по акту утилизации.
Что делать с карточкой СИЗ при увольнении сотрудника?
При увольнении работника в карточке фиксируется возврат выданных СИЗ с указанием процента износа и подписью материально ответственного лица. Заполненная карточка сдается в архив предприятия и хранится в установленные номенклатурой дел сроки.
Как оформить выдачу СИЗ, если сотрудник работает на 0,5 ставки по совместительству?
На внутреннего совместителя заводится отдельная личная карточка по совмещаемой должности. СИЗ выдаются в полном объеме по нормам совмещаемой профессии, за исключением тех позиций, которые дублируют защиту по основной должности и не требуют замены по условиям труда.